Egal ob digital oder auf Papier: Unternehmen sehen sich heute vor der immensen Aufgabe, eine Unmenge verschiedenster Dokumente, Unterlagen wie auch Informationen zu speichern, zu bearbeiten und zu verwalten. Erschwerend kommt hinzu, dass sie rechtlich dazu angehalten sind, aufbewahrungspflichtige Unterlagen revisionssicher und gesetzeskonform zu archivieren und fristgerecht zu löschen.
Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, können Unternehmen dabei behilflich sein, alle Papierdokumente zu digitalisieren sowie sie gemeinsam mit allen elektronisch vorliegenden Informationen wie Emails, Office-Dokumenten zentral zu speichern und zu verwalten. Zusätzlich können mit Dokumentenmanagementsystemen Geschäftsprozesse (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Auftragsbestätigung, Urlaubsscheine, uvm.) digital abgebildet werden, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Die Vorteile, welche für die Einführung eines DM-Systems sprechen, sind so zahlreich wie überzeugend.
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