Alles rund um das Thema Zeiterfassung

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Zeiterfassung ist ein Thema, das für fast alle Unternehmen interessant ist. Alle Unternehmen, die Arbeitnehmer beschäftigen, werden sich früher oder später die Frage stellen, ob und in welchem Umfang sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und auswerten sollen. Eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten spielt eine besonders wichtige Rolle, wenn es um die Ermittlung der Basisdaten für die Entgeltabrechnung oder die korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten geht. Zudem müssen Unternehmer bezüglich der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zahlreiche rechtliche Vorschriften aus dem Arbeitsrecht erfüllen.

Doch was ist Zeiterfassung eigentlich?

Unter Zeiterfassung versteht man die Erfassung und Speicherung von Arbeits- und Auftragszeitdaten wie Beginn, Ende und Pause. Diese können auf bestimmte Tätigkeiten oder Arbeitsschritte bezogen sein. Grundsätzlich sind daher zwei Arten der Zeiterfassung zu unterscheiden: Personalzeiterfassung und Auftragszeiterfassung.

Wozu dient die Zeiterfassung?

Neben der Erfassung der Daten für die Lohnbuchhaltung hilft die Zeiterfassung Unternehmen dabei, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und die Auftragszeiten zu verwalten. Außerdem hat die Zeiterfassung die folgenden Zwecke:

  • Erfüllung der Nachweispflicht von Arbeitgebern
  • Übersicht über die Arbeitszeiten und Produktivität von Mitarbeitern
  • Erfassung sowie Übersicht von Auftrags-, Objekt- und Produktionszeiten
  • Reduzierung von Fehlzeiten und Minusstunden
  • Dient der Optimierung von Ressourcen und Prozessen

Und welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es?

Die Erfassung der Zeit kann, per Zeiterfassungsterminal, mittels einer Software, mobil, über das Web, mit Excel oder Stundenzettel erfolgen.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung
Die Stempeluhr im Betrieb, Stundenzettel in Papierform oder die Dokumentation der Zeiten mithilfe von Excel-Tabellen: Es gibt viele Möglichkeiten, die Arbeits- und Auftragszeiten zu erfassen. Kaum eine Methode bietet jedoch so viele Vorteile wie die elektronische Zeiterfassung. Wir stellen Ihnen heute die Vorteile der elektronischen Zeiterfassung vor.
1. Vereinfachte Lohnbuchabrechnung:
Arbeitszeiten und Überstunden müssen nicht einzeln berechnet werden, sondern werden automatisch in die Lohn- und Gehaltssoftware übernommen. Das heißt: Manuelles Eintippen von Stundenzetteln entfällt komplett. Eine große Arbeitserleichterung, die sich sofort bemerkbar macht.
2. Bessere Kapazitäts- und Mitarbeiterplanung:
Anhand der erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten sowie der hinterlegten Ressourcen, hat man den perfekten Überblick, welche Mitarbeiter und Ressourcen verfügbar sind und kann somit das Personal und die Ressourcehn optimal und effizient planen.
3. Individuelle Betriebsdatenerfassung:
Die Arbeitsdauer kann in Bezug auf einzelne Tätigkeiten, Maschinen, Artikel und Aufträge erfasst werden. So können z.B., die Stunden nach Projekt und Tätigkeit ausgewertet werden. Dadurch kann man dem Kunden detailliert aufzuzeigen, wie viel Aufwand für welche Leistung angefallen ist.
4. Flexibilität:
Alle denkbaren Arbeitszeitmodelle können abgebildet werden, egal ob Wochen-, Monats- oder Jahreszeitkonten, die Verwaltung aller Arbeitszeitkonten wird zum Kinderspiel.
5. Ortsunabhängigkeit:
Die Arbeits- sowie Auftragszeiten können sowohl stationär auf einem Rechner, einem Terminal z.B. in der Produktion oder mobil über das Smartphone und Tablet erfasst.
6. Transparenz und Sicherheit:
Arbeitgeber sind mit einer digitalen Zeiterfassung rechtlich auf der sicheren Seite. Sie können vor dem Gesetzgeber die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten nachweisen und drohen so nicht das Arbeitnehmerschutz- und Arbeitsgesetz zu verletzen.
7. Nachhaltigkeit:
Nicht zuletzt bringt eine elektronische Zeiterfassung Unternehmen ein Schritt weiter in Richtung papierloses Büro. Anträge und Übersichten, Stundenzettel und Aushänge: all das kann in einem entsprechenden System digital und übersichtlich abgebildet werden und steht zudem in Echtzeit zur Verfügung. So wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern zeitgleich Papierberge und das damit oftmals einhergehende Zettelchaos abgeschafft.
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