Dokumentenmanagement mit DMS Software - einfach + intuitiv

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitalen und papierbasierten Dokumente zu organisieren, zu speichern und zu verwalten. Mit einem DMS können Dokumente zentral abgelegt und leicht durchsucht werden, was die Arbeitseffizienz deutlich steigert. Statt Aktenordner und Papierstapel durchzublättern, lassen sich benötigte Informationen schnell per Mausklick finden.

Das DMS von A+ GmbH in Aschaffenburg bietet zudem Funktionen zur Versionierung, sodass Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar bleiben, sowie zur Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben zur Archivierung. So wird nicht nur der Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch die Sicherheit und Verfügbarkeit von wichtigen Unterlagen gewährleistet. Unser DMS ist also ideal für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren und optimieren möchten.

Sie wollen mehr über das Dokumentenmanagement-System von A+ GmbH in Aschaffenburg erfahren? Rufen Sie uns einfach an oder senden Sie uns eine Nachricht.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bringt zahlreiche Vorteile, die speziell Unternehmen helfen, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und den Büroalltag effizienter zu gestalten. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum sich Ihre Firma für ein DMS entscheiden sollte:

Zentrale Dokumentenablage: Ein DMS ermöglicht eine zentrale Ablage aller wichtigen Dokumente, wodurch Informationen schnell auffindbar und der Austausch im Team deutlich erleichtert wird. Das spart Zeit und reduziert Suchaufwände erheblich.

Sicherer Zugriff und Datenschutz: Mit einem DMS können Zugriffsrechte individuell geregelt werden, sodass nur autorisierte Mitarbeiter auf sensible Daten zugreifen können. Das schützt vertrauliche Informationen und stellt sicher, dass Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

Automatisierung von Prozessen: Ein DMS kann wiederkehrende Aufgaben, wie die Dokumentenablage oder -archivierung, automatisieren. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten minimiert und Ihre Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Rechtssichere Archivierung: Gerade in Deutschland sind Unternehmen an gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten gebunden. Ein DMS hilft, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es eine rechtssichere und revisionssichere Archivierung ermöglicht.

Bessere Zusammenarbeit im Team: Da alle Dokumente zentral gespeichert und leicht zugänglich sind, können Teams ortsunabhängig zusammenarbeiten. Dies ist besonders wertvoll in Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen.

Kostenersparnis und Umweltschutz: Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Papierverbrauch und Druckkosten deutlich reduziert werden. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern spart auch langfristig Kosten für Ihr Unternehmen.

Das Dokumentenmanagement-System von A+ GmbH in Aschaffenburg ist somit eine Investition in die Zukunft Ihrer Firma. Es steigert die Effizienz, verbessert die Sicherheit Ihrer Daten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – all das, während es gleichzeitig Ihre Kosten senkt und die Zusammenarbeit im Team fördert.

Falls Sie hierzu genauere Informationen hierzu brauchen, rufen Sie uns einfach an!

Nein, Dokumentenmanagement ist nicht dasselbe wie Archivierung, auch wenn beide eng miteinander verbunden sind. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet weit mehr als nur die Archivierung von Dokumenten. Während die Archivierung sich auf die langfristige, sichere und rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten konzentriert, geht es beim Dokumentenmanagement um die gesamte Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus.

Mit einem DMS können Dokumente nicht nur archiviert, sondern auch erstellt, bearbeitet, organisiert, versioniert und geteilt werden. Es erleichtert die Zusammenarbeit, ermöglicht eine schnelle Suche nach Dokumenten und bietet Funktionen zur Automatisierung von Workflows. Die Archivierung ist also nur ein Teilbereich des Dokumentenmanagements und stellt sicher, dass wichtige Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform abgelegt werden.

Ein DMS vereint somit die Vorteile der Archivierung mit zusätzlichen Funktionen zur Optimierung der täglichen Arbeitsprozesse. Es sorgt dafür, dass Dokumente nicht nur sicher abgelegt, sondern auch effizient genutzt werden können – von der Erstellung bis zur endgültigen Archivierung.

Ja, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe und Branche geeignet. Ob kleines Startup, mittelständisches Unternehmen oder Großkonzern – ein DMS hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Ein DMS bietet den Vorteil, dass es individuell an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann. So profitieren Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und vielen Papierakten von einer besseren Strukturierung und schnellen Auffindbarkeit. Aber auch kleinere Betriebe können durch den reduzierten Papierverbrauch, die zentrale Speicherung und die leichtere Zusammenarbeit Vorteile erzielen.

Ein DMS kann flexibel an die Anforderungen verschiedener Unternehmen angepasst werden und sorgt in jeder Branche für mehr Ordnung, Effizienz und Sicherheit im Umgang mit Dokumenten. Lassen Sie sich gerne beraten, um herauszufinden, welche Lösung am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Ein Workflow beschreibt eine festgelegte Abfolge von Aufgaben oder Prozessen, die innerhalb eines Unternehmens ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) bedeutet das, dass Dokumente automatisch durch verschiedene Bearbeitungsschritte geleitet werden – etwa vom Eingang über die Prüfung bis zur finalen Freigabe.

Ein DMS automatisiert diese Workflows und sorgt so für eine effizientere Bearbeitung von Dokumenten. Dadurch werden manuelle Aufgaben minimiert, Fehler reduziert und die Zusammenarbeit im Team verbessert. Ein gut strukturierter Workflow im DMS hilft, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.

Lernen Sie unser Dokumenten-Management-Systeme von A+ GmbH in Aschaffenburg mit all ihren Vorteilen kennen. Rufen Sie uns einfach an und wir beraten Sie gerne!

Die Dauer der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe Ihres Unternehmens, den gewünschten Funktionen und dem Umfang der vorhandenen Dokumente. In der Regel dauert die Implementierung eines DMS jedoch zwischen einigen Tagen oder einigen Wochen.

Unser Team bei A+ IT begleitet Sie während des gesamten Prozesses – von der Planung über die Einrichtung bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter. So stellen wir sicher, dass das DMS optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist und Sie schnell von den Vorteilen profitieren können.

Ja, das Finanzamt akzeptiert die elektronische Archivierung von Dokumenten gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD legt fest, dass alle steuerrelevanten Dokumente – ob Rechnungen, Belege oder andere Nachweise – in digitaler Form aufbewahrt werden dürfen, sofern sie vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und vor Verlust geschützt gespeichert werden.

Für papierbasierte Originale ist eine digitale Archivierung optional, aber empfehlenswert, da sie die Einhaltung der GoBD-Vorgaben deutlich erleichtert. Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie beispielsweise Rechnungen, die per E-Mail eintreffen: Diese müssen zwingend in ihrer digitalen Form archiviert werden und dürfen nicht einfach nur ausgedruckt und abgelegt werden.

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) von A+ GmbH in Aschaffenburg unterstützt Sie dabei, die GoBD-konforme Archivierung zu gewährleisten, indem es alle relevanten Kriterien wie Unveränderbarkeit, Zugriffsprotokolle und Sicherung der Daten berücksichtigt. So können Sie sicher sein, dass Ihre elektronische Archivierung den Anforderungen des Finanzamts entspricht.

Ja, in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) können automatische Löschfristen hinterlegt werden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, genaue Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente festzulegen, sodass diese nach Ablauf der gesetzlichen oder unternehmensinternen Frist automatisch gelöscht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente nicht länger als notwendig gespeichert werden und alle Vorgaben zum Datenschutz und zur Datenaufbewahrung eingehalten werden.

Mit der automatischen Löschfunktion lassen sich auch Risiken minimieren, die durch versehentliches Behalten sensibler Daten entstehen könnten. Außerdem sparen Sie Zeit und Aufwand, da die Überwachung und manuelle Löschung von Dokumenten entfällt. So bleibt Ihr DMS immer auf dem neuesten Stand und Sie können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Mit einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) können nahezu alle Arten von Dokumenten archiviert werden. Dazu gehören sowohl digitale Dokumente als auch gescannte Papierdokumente. Typische Dokumentenarten, die in einem DMS archiviert werden können, sind:

Rechnungen und Belege: Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen können sicher und GoBD-konform abgelegt werden.

Verträge: Ob Mietverträge, Arbeitsverträge oder Lieferverträge – ein DMS sorgt für eine sichere und nachvollziehbare Archivierung.

E-Mails und elektronische Korrespondenz: Wichtig für die Aufbewahrung von Geschäfts-E-Mails und Kommunikation.

Personalunterlagen: Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeugnisse und Urlaubsanträge können sicher abgelegt und verwaltet werden.

Technische Dokumentationen und Baupläne: Besonders nützlich für technische Betriebe, Bauunternehmen und Architekten.

Protokolle und Berichte: Sitzungsprotokolle, Geschäftsberichte und andere wichtige Aufzeichnungen lassen sich zentral und durchsuchbar ablegen.

Produkt- und Projektdokumentation: Damit bleibt der Überblick über wichtige Informationen und Projektfortschritte erhalten.

Das DMS von A+ GmbH ermöglicht eine strukturierte und sichere Ablage all dieser Dokumente, sodass sie jederzeit schnell auffindbar und gut organisiert sind. Egal, ob es sich um rechtlich relevante Unterlagen oder interne Dokumente handelt – mit einem DMS behalten Sie immer den Überblick.

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) von A+ GmbH in Aschaffenburg bietet zahlreiche Vorteile, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe abgestimmt sind:

Individuelle Anpassung: Wir wissen, dass jedes Unternehmen einzigartig ist. Deshalb passen wir unser DMS genau an Ihre spezifischen Anforderungen an, damit Sie eine maßgeschneiderte Lösung erhalten, die Ihre Arbeitsabläufe optimiert.

Benutzerfreundlichkeit: Unser DMS zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche aus, die die tägliche Arbeit erleichtert und eine schnelle Einarbeitung ermöglicht. So können Ihre Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand direkt loslegen.

Hohe Datensicherheit: A+ GmbH legt großen Wert auf den Schutz Ihrer sensiblen Daten. Unser DMS bietet modernste Sicherheitsstandards und sorgt dafür, dass Ihre Dokumente sicher und GoBD-konform archiviert werden.

Effiziente Suchfunktion: Mit der leistungsstarken Suchfunktion finden Sie benötigte Dokumente in Sekundenschnelle. Egal, ob es sich um Rechnungen, Verträge oder E-Mails handelt – das DMS macht Schluss mit langen Suchzeiten und sorgt dafür, dass Sie alle wichtigen Informationen schnell zur Hand haben.

Automatisierung von Workflows: Mit dem DMS von A+ GmbH können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Dadurch lassen sich Prozesse wie Freigaben oder Rechnungsprüfungen effizienter gestalten und die Produktivität im Unternehmen steigern.

Persönlicher Service und Support: Als regionaler Anbieter in Aschaffenburg stehen wir Ihnen mit einem persönlichen Service und kurzen Kommunikationswegen zur Seite. Unser Team unterstützt Sie während der Einführung und ist auch danach immer für Sie da, wenn Sie Fragen haben oder Anpassungen benötigen.

Zukunftssicherheit: Unsere Lösungen sind skalierbar und wachsen mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mit. So bleibt Ihr DMS auch langfristig eine leistungsstarke Unterstützung in Ihrem Arbeitsalltag.

Mit dem Dokumentenmanagement-System von A+ GmbH in Aschaffenburg erhalten Sie eine Lösung, die nicht nur Ihre Effizienz steigert, sondern auch Ihre Daten sicher verwaltet und die Arbeitsprozesse vereinfacht. Lassen Sie sich von uns beraten und erfahren Sie, wie wir Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern können.

Ja, Ihre Daten sind in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) sicher aufgehoben. Ein modernes DMS bietet verschiedene Sicherheitsmechanismen, um den Schutz Ihrer sensiblen Informationen zu gewährleisten:

Verschlüsselte Datenübertragung: Alle Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt, sodass Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre Dokumente erhalten, egal ob sie innerhalb Ihres Unternehmensnetzwerks oder in der Cloud gespeichert sind.

Zugriffsrechte und Rollenverwaltung: Mit einer fein abgestimmten Zugriffssteuerung können Sie genau festlegen, welche Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen dürfen. So bleibt sichergestellt, dass nur autorisierte Personen vertrauliche Informationen einsehen oder bearbeiten können.

Automatische Backups: Regelmäßige, automatische Backups sorgen dafür, dass Ihre Daten selbst bei einem technischen Ausfall oder einem Systemfehler nicht verloren gehen. Dadurch bleibt der Zugriff auf Ihre Dokumente jederzeit gesichert.

Revisionssichere Archivierung: Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Dies entspricht den gesetzlichen Anforderungen, wie zum Beispiel der GoBD, und bietet zusätzlich Schutz vor unautorisierten Änderungen.

Sichere Speicherung in der Cloud: Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, profitieren Sie von hochsicheren Rechenzentren, die den höchsten Standards entsprechen. Dadurch sind Ihre Daten nicht nur vor unbefugtem Zugriff, sondern auch vor physischen Gefahren wie Feuer oder Wasserschäden geschützt.

Mit einem DMS von A+ GmbH können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten sicher verwaltet und geschützt werden. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Ihre Dokumente sicher und zuverlässig organisiert bleiben.

Die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) von A+ GmbH erfolgt in mehreren sorgfältig geplanten Schritten, um sicherzustellen, dass das System optimal an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst wird:

Analyse der Bedürfnisse: Zunächst analysieren wir gemeinsam Ihre spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe. Dabei stellen wir sicher, dass das DMS perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist und alle relevanten Dokumentenprozesse abdeckt.

Festlegung der Konfiguration des DMS: Auf Basis der Analyse legen wir die optimale Konfiguration des DMS fest. Hierbei definieren wir, welche Funktionen benötigt werden, welche Zugriffsrechte erforderlich sind und wie die Ablagestruktur aussehen soll.

Installation und Konfiguration gemäß den definierten Anforderungen: Im nächsten Schritt wird das DMS von unseren Experten installiert und genau nach den vereinbarten Spezifikationen eingerichtet. Dabei sorgen wir dafür, dass alle Systeme reibungslos miteinander vernetzt sind und die Daten sicher übertragen werden.

Schulung der Benutzer: Damit Sie und Ihr Team das volle Potenzial des DMS ausschöpfen können, bieten wir eine umfassende Schulung an. Dabei lernen die Anwender, wie sie das System effektiv nutzen, Dokumente verwalten und Workflows optimieren können.

Inbetriebnahme des DMS: Nach der Installation und Schulung folgt die Inbetriebnahme. Das DMS wird in Ihren Arbeitsalltag integriert, und unser Team steht Ihnen in dieser Phase zur Seite, um eventuelle Fragen zu beantworten und sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.

Mit der strukturierten Implementierung durch A+ GmbH können Sie sicher sein, dass Ihr neues Dokumentenmanagement-System nicht nur schnell einsatzbereit ist, sondern auch passgenau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. So profitieren Sie von einem effizienten und sicheren Umgang mit Ihren Dokumenten.

Die Kosten für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) können variieren, da sie von verschiedenen Faktoren abhängen. Zu den wichtigsten Einflussgrößen gehören:

Anzahl und Formate der Dokumente: Wie viele Dokumente müssen verwaltet werden und in welchen Formaten liegen sie vor?

Anzahl der Nutzer: Wie viele Mitarbeiter sollen das DMS nutzen?

Abzubildende Geschäftsprozesse: Welche Prozesse sollen digital abgebildet werden, und wie komplex sind diese?

Notwendige Workflows: Welche Art von Workflows benötigen Sie zur Automatisierung Ihrer Abläufe?

Bestehende IT-Infrastruktur: Wie ist Ihre aktuelle IT-Landschaft aufgebaut und welche technischen Voraussetzungen gibt es?

Integration in andere Softwarelösungen: Müssen bestehende Softwarelösungen in das DMS integriert werden?

Um eine seriöse Einschätzung der Kosten geben zu können, möchten wir Ihr Unternehmen zunächst besser kennenlernen. Gemeinsam ermitteln wir, welche Anforderungen Sie haben und welche DMS-Lösungen dafür in Frage kommen. Erst nach dieser Analyse können wir Ihnen ein maßgeschneidertes und unverbindliches Angebot machen. Oft ist eine DMS-Lösung günstiger, als man denkt – und die Effizienzgewinne machen sich schnell bezahlt.

Sind Sie interessiert? Rufen Sie uns einfach an!